Artículos sobre: Administración de negocio

Presupuestos

Presupuestos: armá presupuestos para tus clientes y prospectos

Con Presupuestos armás un presupuesto desde Restolia con los productos y los precios del local, para un cliente que ya tenés cargado o para un prospecto (alguien que todavía no es cliente). Elegís la lista de precios, hasta cuándo vale y dejás notas con las condiciones o la forma de entrega. Cuando está listo, descargás el PDF con el logo del local y se lo mandás.

Sirve, por ejemplo, para un catering, un evento, un pedido grande de una empresa o una venta mayorista que el cliente tiene que aprobar antes.

Los presupuestos se habilitan local por local. Si querés usarlos, pedile al equipo de Restolia que los active para tu local.

Un presupuesto no es una venta. No descuenta stock, no genera ventas y no mueve la caja. Es una propuesta para el cliente.

Dónde están

Entrá a Presupuestos desde el menú lateral.

La pantalla muestra la lista de presupuestos del local, con estas columnas:

Columna	Qué muestra
Número	El número del presupuesto (por ejemplo, P-0003).
Cliente o destinatario	El cliente o el prospecto al que va dirigido.
Válido hasta	Hasta qué fecha vale.
Estado	En qué etapa está: Borrador, Enviado, Aprobado, Rechazado o Vencido.
Creado por	Quién lo armó.
Total	El total del presupuesto, con los descuentos aplicados.

Arriba tenés:

Buscar por número o destinatario, para encontrar un presupuesto rápido.
El filtro Estado, para ver solo los de un estado (por ejemplo, los enviados que todavía no te contestaron).
El botón Nuevo presupuesto.

Para abrir uno, tocalo en la lista.

Armar un presupuesto

Tocá Nuevo presupuesto. El presupuesto se arma en dos partes.

1. Datos del presupuesto

Para: elegí Un cliente si ya lo tenés cargado en Clientes, o Un prospecto si todavía no es cliente.
- Con Un cliente, buscalo y elegilo.
- Con Un prospecto, escribí su nombre en Nombre del prospecto.
Lista de precios: la lista de la que salen los precios de los productos. Si no querés usar ninguna, dejá Precio base, sin lista. Ver Listas de precios.
Válido hasta: la fecha hasta la que vale el presupuesto.
Notas: las condiciones que quieras dejar por escrito. Por ejemplo: «Entrega en 48 h. Precios con IVA incluido.»

2. Productos

Tocá Agregar producto.
En Producto, buscá y elegí un producto del local.
Cargá la Cantidad.
Revisá el Precio unitario (ver Cambiar el precio de un producto, más abajo).
Si querés, elegí un Descuento para ese producto (ver Descuentos, más abajo).
Revisá el Resumen del cálculo: Importe, Descuento y Total de la línea.
Tocá Agregar producto.

Tip: si vas a cargar varios productos seguidos, tildá Agregar otro producto después de guardar. Así la ventana queda abierta para el siguiente.

Cada producto queda en la tabla con su cantidad, precio unitario, descuento y total. Abajo de la tabla ves el subtotal. Para cambiar o sacar un producto, usá los tres puntos (⋯) de su fila.

El resumen del presupuesto

A la derecha ves siempre el Resumen del presupuesto, que se actualiza mientras armás:

El estado del presupuesto (arriba a la derecha).
Condiciones: la lista de precios y la fecha de validez.
Totales: subtotal y descuento.
El Total.

Debajo están los botones para guardar, descargar el PDF y enviar (ver más abajo).

Cambiar el precio de un producto

El precio unitario sale de la lista de precios que elegiste. Si para este presupuesto querés otro precio, escribilo en Precio unitario al agregar o editar el producto.

Ese precio vale solo para este presupuesto: no cambia el precio del producto ni el de la lista. Queda marcado como Precio manual, junto al precio de lista, así siempre sabés de cuánto era el original. Por ejemplo: «Precio manual. Precio de lista: $ 12.000,00».

Descuentos

Podés hacer descuentos de dos maneras, en porcentaje o en monto fijo:

A un producto: en la ventana del producto, en Descuento, elegí el tipo de descuento y cargá el valor. Se ve en la columna Desc. de ese producto.
Al total: tocá Editar descuento, abajo de la tabla de productos. Se ve en el resumen, en Descuento.

Si el cliente tiene un descuento propio (el que se carga en su ficha, en Clientes), se aplica solo al elegirlo. Ver Cómo aplicar descuentos.

Enviar, aprobar o rechazar

Cada presupuesto pasa por estos estados:

Estado	Qué significa
Borrador	Lo estás armando. Podés cambiar todo.
Enviado	Ya está listo y se lo pasaste al cliente. Esperás su respuesta.
Aprobado	El cliente lo aceptó.
Rechazado	El cliente no lo aceptó. Queda guardado el motivo.
Vencido	Pasó la fecha de Válido hasta.

Cómo se mueve un presupuesto:

Cuando el presupuesto está listo, tocá Enviar. Queda como Enviado.
Cuando el cliente te contesta:
- Si lo acepta, marcalo como Aprobado.
- Si no lo acepta, marcalo como Rechazado y cargá el motivo. Por ejemplo: «Eligió otro proveedor».
Si hay que cambiar algo (otra cantidad, otro precio, otra fecha), tocá Reabrir. El presupuesto vuelve a Borrador y lo podés editar.

Cuando pasa la fecha de validez, el presupuesto aparece como Vencido, sin que tengas que hacer nada.

Descargar el PDF

Tocá el botón de Descargar PDF (el de la flecha hacia abajo) en el resumen. Te llevás el presupuesto en PDF, con el logo del local, listo para mandarle al cliente por WhatsApp, por mail o como prefieras.

Enviar marca el presupuesto como enviado en Restolia; el PDF se lo mandás vos al cliente.

Quién puede ver y armar presupuestos

Depende de dos permisos del rol, que se configuran en Admin > Roles:

Ver Presupuestos: entrar a Presupuestos y ver la lista.
Gestionar Presupuestos: crear presupuestos, editarlos, enviarlos, aprobarlos, rechazarlos y reabrirlos.

Cada uno tiene alcance: con propios, la persona ve o maneja solo los presupuestos que armó ella; con de todos, los de todo el local. Ver Roles y permisos.

Preguntas frecuentes

No veo Presupuestos en el menú. ¿Por qué?
Puede ser que todavía no esté habilitado en tu local (pedíselo al equipo de Restolia) o que tu rol no tenga el permiso Ver Presupuestos.

¿Puedo hacerle un presupuesto a alguien que no es cliente?
Sí. En Para, elegí Un prospecto y escribí su nombre. No hace falta cargarlo en Clientes.

¿Un presupuesto descuenta stock o suma ventas?
No. Un presupuesto no descuenta stock, no genera ventas y no mueve la caja. No aparece en Ventas ni en Finanzas.

Si el cliente aprueba el presupuesto, ¿se crea la venta?
No. Aprobarlo solo cambia su estado. La venta la cargás como siempre, en una mesa o en Mostrador.

¿De dónde salen los precios?
De la lista de precios que elegiste en el presupuesto. Si elegís Precio base, sin lista, sale el precio de venta de cada producto.

¿Puedo poner un precio distinto solo para este presupuesto?
Sí. Cambialo en Precio unitario. Queda marcado como Precio manual, junto al precio de lista, y no cambia el precio del producto.

¿Puedo hacer un descuento?
Sí, a un producto o al total, en porcentaje o en monto fijo. Si el cliente tiene un descuento propio en su ficha, se aplica solo.

¿Restolia le manda el presupuesto al cliente?
No. Enviar lo marca como enviado. Para mandárselo, descargá el PDF y compartilo por el medio que uses.

Me pidieron un cambio en un presupuesto que ya envié. ¿Tengo que hacer uno nuevo?
No. Tocá Reabrir: vuelve a Borrador, hacés el cambio y lo volvés a enviar.

¿Qué pasa cuando llega la fecha de «Válido hasta»?
El presupuesto pasa a Vencido solo.

¿Puedo ver por qué se rechazó un presupuesto?
Sí. Al rechazarlo se carga el motivo, y queda guardado en el presupuesto.

¿Cómo encuentro un presupuesto viejo?
En Presupuestos, buscalo por número o por el nombre del destinatario, o filtrá por Estado.

Un colaborador solo ve sus propios presupuestos. ¿Cómo hago para que vea todos?
En Admin > Roles, dale a su rol el permiso Ver Presupuestos (y, si tiene que editarlos, Gestionar Presupuestos) con alcance de todos.