Cargar y editar gastos

En Restolia podés registrar todos tus gastos (compras a proveedores, servicios, insumos, etc.) desde la sección Gastos. Desde la versión 1.43 el formulario está completamente rediseñado: las secciones se organizan en pasos numerados, los ítems y los pagos se muestran en tablas, y un panel lateral te acompaña todo el tiempo con el índice de secciones, el resumen del comprobante y el estado del gasto.

Crear un gasto nuevo

1. Ir a la sección Gastos.
2. Hacer clic en Nuevo gasto.

El formulario se divide en pasos numerados que vas completando de arriba hacia abajo.

Los pasos del formulario

1. Identificación del comprobante

Cargá los datos generales del gasto:

• Proveedor (ver más abajo cómo funciona el selector).
• Categoría del gasto.
• Fecha del comprobante.
• Tipo y número de comprobante, cuando corresponda.

Las categorías se administran desde Admin → Clasif. de Gastos — ver la sección Elegí qué gastos impactan el balance, más abajo.

2. Total

Indicá el monto total del comprobante. A medida que cargás ítems y pagos, el panel lateral te ayuda a controlar que todo cuadre.

3. Detalle de ítems

Cargá uno por uno los ítems del gasto. Cada ítem se agrega desde un diálogo y se van mostrando en una tabla clara con su detalle. Acá también asignás el IVA por ítem (ver la sección de IVA más abajo).

Nota: el buscador de productos, al agregar un ítem, ahora oculta los productos archivados y muestra solo los activos. Así evitás elegir por error un producto que ya diste de baja.

Ítems de concepto libre: si el gasto no corresponde a un producto de tu catálogo (un flete, una reparación, un servicio puntual), podés cargar un ítem de "concepto libre": escribís una descripción a mano y el monto, sin necesidad de que ese concepto exista como producto o ingrediente.

4. Pagos

Registrá cómo se pagó el gasto. Ahora podés saldarlo con varios pagos parciales: cada pago que agregás tiene su propio medio de pago y su propia fecha, y se van sumando en una tabla. Mientras cargás pagos, el sistema te muestra siempre el saldo pendiente que todavía falta cubrir, así sabés de un vistazo si el gasto ya quedó saldado por completo o no.
Imputar un gasto al arqueo
Un gasto solo se puede incluir en el arqueo si se pagó en efectivo. Al cargar un pago y elegir Efectivo como medio de pago, aparece el botón Imputar en el arqueo. Al presionarlo y confirmar con Sí, ese pago queda imputado al arqueo abierto y se refleja en el desglose del sistema al cerrar caja (ver la guía Cerrar el turno y hacer el arqueo).
Si el pago se registra con otro medio (transferencia, tarjeta, etc.), la opción de imputar al arqueo no está disponible.

El panel lateral de resumen

Mientras cargás el gasto, el panel lateral te muestra en todo momento:

• El índice de secciones, para saltar rápido a cualquier paso.
• El resumen del comprobante (totales, IVA, saldo pendiente si hay pagos parciales, etc.).
• El estado del gasto.

Selector de proveedor

El selector de proveedor mejoró: ahora podés

• Buscar por nombre o CUIT entre tus proveedores ya registrados, o
• Escribir el nombre directamente si todavía no lo cargaste como proveedor — el nombre se confirma solo al cambiar de campo, sin que tengas que frenarte a confirmarlo manualmente, así cargás todo el gasto de corrido.

Novedad — Categoría de gasto por defecto: cada proveedor puede tener ahora una categoría de gasto por defecto. Se configura en la pestaña Proveedores: abrí el proveedor y, dentro de su ficha, vas a encontrar ese ajuste. A partir de ahí, cada vez que elegís ese proveedor al cargar un gasto, el campo Categoría del paso 1 (Identificación del comprobante) se completa solo:

• Si el gasto no tenía categoría, o ya tenía cargada la misma que la del proveedor, se completa directo, sin preguntar nada.
• Si el gasto tenía cargada una categoría distinta, el sistema te avisa y elegís vos: conservar la que estaba o reemplazarla por la del proveedor.

Asignar proveedor a un gasto sin proveedor

Novedad: el alta y la asignación de proveedor quedaron en un solo lugar. Desde un gasto que todavía no tiene proveedor, abrí Asignar proveedor: el mismo modal te da las dos opciones.

• Asignar existente — buscar un proveedor que ya está cargado (por nombre o CUIT).
• Crear nuevo — cargar los datos de un proveedor que todavía no existe. Se crea y queda asignado a ese gasto en una sola operación, sin tener que ir después a buscarlo y asignarlo por separado.

Corrección: en "Asignar existente", si escribís un nombre que no corresponde a ningún proveedor cargado, el campo ya no queda como si lo hubieras elegido — antes, en ese caso, podía dar esa impresión aunque no hubiera ningún proveedor seleccionado.

Asignar proveedor en lote

También podés asignar proveedor a varios gastos sin asignar a la vez: seleccioná los gastos, elegí el proveedor una sola vez, y se asignan todos juntos — arrastrando la categoría por defecto del proveedor si la tiene.

• Si el proveedor tiene categoría por defecto y alguno de los gastos seleccionados ya tenía otra categoría cargada, el sistema pregunta una sola vez (conservar o reemplazar), en lugar de preguntar gasto por gasto.
• Corrección: al seleccionar varios gastos para asignar en lote, el botón de asignar de cada fila individual desaparece — queda solo el control masivo, así no hacés las dos cosas a la vez sin querer.

IVA por ítem y crédito fiscal

Podés asignarle una alícuota de IVA a cada ítem del gasto. Un local argentino ve 0%, 10,5% o 21%.
Al agregar un ítem, en el diálogo elegís la alícuota y cargás el precio como más te convenga:

• Precio unitario,
• Subtotal sin IVA, o
• Subtotal con IVA.

Los otros dos valores se calculan solos.
Con las alícuotas cargadas, el panel lateral te muestra:

• El IVA discriminado por alícuota: base imponible y monto de IVA de cada una.
• El crédito fiscal total del comprobante.

Tip: si vas a usar el gasto para computar crédito fiscal, asegurate de cargar la alícuota correcta en cada ítem.
Novedad — alícuotas validadas por país: las alícuotas de IVA de los gastos ahora se validan contra el país de tu local. Un local uruguayo ve y puede guardar sus propias alícuotas — por ejemplo, 22% — y no las argentinas: cargar un ítem con 21% en un local uruguayo se rechaza.

Cargar gastos desde el celular

El formulario de gastos ahora funciona bien en el celular:

• Las secciones y el resumen se acomodan en una sola columna.
• Las tablas de ítems y pagos se pueden desplazar horizontalmente.
• Los botones ocupan todo el ancho para que sea fácil tocarlos.

Nota: en pantallas táctiles, corregimos un problema por el cual el panel lateral se cerraba solo al abrir un menú desplegable dentro de él (por ejemplo, el menú de acciones "⋯" de un pago). Ahora, tocar fuera del menú cierra solo el menú; tocar el fondo oscuro sigue cerrando el panel, como siempre.

Los totales de la lista de Gastos

Novedad: los totales que ves arriba de la lista de Gastos (Total a pagar, Total pagado, etc.) ahora respetan los filtros que tengas aplicados. Si filtrás por proveedor, por categoría o por fecha, los totales se recalculan sobre ese recorte — antes siempre mostraban el total del local completo, sin importar qué filtro tuvieras puesto.

• Un gasto parcial ahora aparece en los dos totales: en Total a pagar y en Total pagado, porque tiene algo pagado y todavía debe el resto. Antes quedaba afuera de los dos.
• El estado de un gasto parcial muestra el saldo pendiente directamente en la lista: por ejemplo "Parcial · debe $187.650,00". Ya no hace falta abrir el gasto para saber cuánto falta.
• La página también carga más rápido: ahora hace un pedido menos al servidor para mostrar los mismos datos.

El export a Excel respeta el país de tu local

Novedad: si exportás tus gastos a Excel, los nombres de tipo de comprobante que ves en la planilla corresponden al país de tu local — los nombres que usa un local uruguayo (que factura a través de Biller) no son los mismos que usa uno argentino (con ARCA).

Elegí qué gastos impactan el balance

Novedad: en Admin → Clasif. de Gastos, cada clasificación de gastos tiene ahora la opción "Impacta en el cuadro de resultados".
Sirve para dejar afuera del balance los movimientos que no son un gasto real del período — por ejemplo, retiros de socios, aportes de capital o transferencias entre cajas — que si se cuentan como gasto te distorsionan el resultado.

Nota: si venías registrando el movimiento de fondos entre cajas como un gasto para poder excluirlo del balance, ahora tenés una alternativa nativa: Transferencia entre cajas, un tercer tipo de movimiento en Caja > Movimientos que mueve el dinero entre dos cajas sin pasar por Gastos. Ver la guía Cerrar el turno y hacer el arqueo, sección "Movimientos de caja: ingreso, egreso y transferencia".

Esta clasificación es la misma que elegís como Categoría al cargar un gasto (paso 1, "Identificación del comprobante") y la que usás para filtrar el listado de Gastos (ver Los totales de la lista de Gastos, arriba). Activar o desactivar "Impacta en el cuadro de resultados" en una clasificación no cambia nada de cómo cargás o filtrás tus gastos — solo decide si esos gastos entran o no en el cálculo del Cuadro de Resultados.

Ver el detalle completo del reporte en la guía Cuadro de resultados: el balance contable de tu local.

Editar un gasto existente

Para editar un gasto ya cargado, abrilo desde la lista de Gastos y modificá los pasos que necesites. El panel lateral te muestra el estado actualizado mientras editás.

Eliminar un gasto

Novedad: los gastos ya no se archivan: se eliminan. Sacamos las opciones "Archivar" y "Desarchivar", que dejaban el stock descuadrado cuando un gasto iba y venía del archivo.
Para eliminar un gasto, abrilo desde la lista de Gastos y elegí la opción de eliminar. Antes de confirmar, Restolia te muestra qué mercadería había cargado ese gasto y cuánto se va a descontar del stock — así sabés el efecto exacto de la eliminación antes de confirmarla.

Ojo: si el gasto tenía ítems que sumaron stock (por ejemplo, mercadería de un ingrediente), eliminarlo descuenta esa cantidad del stock actual. Revisá el aviso antes de confirmar si no estás seguro del impacto.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago para que un gasto se incluya en el arqueo?
Solo se pueden imputar al arqueo los gastos pagados en efectivo. Al registrar el pago del gasto (Gastos → + Agregar gasto, paso 4 "Pagos"), elegí Efectivo como medio de pago: va a aparecer el botón "Imputar en el arqueo". Confirmá con Sí y ese gasto queda incluido en el arqueo abierto. Con otros medios de pago (transferencia, tarjeta, etc.) esta opción no está disponible.

¿Puedo eliminar un gasto que cargué por error?
Sí. Abrilo desde la lista de Gastos y elegí eliminar. Restolia te muestra antes qué mercadería había cargado ese gasto y cuánto se va a descontar del stock, para que confirmes con el efecto claro.

¿Qué pasó con las opciones de archivar y desarchivar gastos?
Se sacaron. Antes un gasto se archivaba en vez de eliminarse, y eso dejaba el stock descuadrado cuando el gasto iba y venía del archivo. Ahora, en su lugar, se elimina directamente.

Si elimino un gasto que tenía mercadería cargada, ¿qué pasa con el stock?
Se descuenta la cantidad que ese gasto había sumado. Restolia te avisa el detalle exacto (qué mercadería y cuánto) antes de que confirmes la eliminación.

¿Qué es "Impacta en el cuadro de resultados" en una clasificación de gastos?
Es una opción que se activa por clasificación desde Admin → Clasif. de Gastos. Sirve para excluir del Cuadro de Resultados los movimientos que cargás como gasto pero que no son un gasto real del período — como retiros de socios, aportes de capital o transferencias entre cajas — para que no te distorsionen el resultado.

¿Cambia algo en cómo cargo o filtro mis gastos?
No. Es la misma clasificación que ya usás como Categoría al cargar un gasto y para filtrar el listado; lo único que agrega es si ese gasto impacta o no en el Cuadro de Resultados.

¿Dónde administro qué clasificaciones impactan el balance?
Desde Admin → Clasif. de Gastos. Cada clasificación tiene su propio interruptor "Impacta en el cuadro de resultados", así que podés dejar afuera del balance, por ejemplo, los retiros de socios o las transferencias entre cajas sin tocar el resto de tus categorías.

¿Dónde configuro la categoría por defecto de un proveedor?
En la pestaña Proveedores: abrí el proveedor y ahí, dentro de su ficha, vas a encontrar el ajuste de categoría de gasto por defecto.

¿Cómo hago que la categoría de un gasto se complete sola según el proveedor?
Configurá una categoría de gasto por defecto en la ficha del proveedor (pestaña Proveedores). De ahí en más, cada vez que elijas ese proveedor al cargar un gasto, la categoría se completa sola.

¿Qué pasa si el gasto ya tenía otra categoría cargada cuando elijo un proveedor con categoría por defecto?
El sistema te avisa y elegís vos: conservar la categoría que ya estaba cargada o reemplazarla por la del proveedor. Si el gasto no tenía categoría, o ya era la misma, no te pregunta nada.

¿Cómo asigno un proveedor a un gasto que todavía no lo tiene?
Abrí el gasto sin proveedor y usá Asignar proveedor. Desde el mismo modal podés buscar uno que ya existe o crear uno nuevo — si lo creás, queda asignado al gasto en la misma operación.

¿Puedo asignar el mismo proveedor a varios gastos a la vez?
Sí. Seleccioná los gastos sin asignar, elegí el proveedor una sola vez, y se asignan todos juntos. Si el proveedor tiene categoría por defecto, también se aplica a todos, preguntando una sola vez si hace falta resolver un conflicto de categoría.

¿Qué alícuotas de IVA puedo cargar en un gasto?
Depende del país de tu local. Un local argentino ve 0%, 10,5% y 21%. Un local uruguayo ve sus propias alícuotas (por ejemplo, 22% en vez de 21%) — cargar una alícuota que no corresponde a tu país se rechaza.

¿Por qué me rechazó una alícuota de IVA en un gasto?
Porque las alícuotas se validan contra el país de tu local. Por ejemplo, en un local uruguayo, 21% (una alícuota argentina) no es válida.

¿El Excel de gastos usa siempre los mismos nombres de comprobante?
No. Usa los nombres de tipo de comprobante que corresponden al país de tu local.

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Actualizado el: 07/09/2026